Wie zich bezighoudt met Systems Engineering, komt vroeg of laat het V-model tegen. Het model prijkt in vrijwel iedere presentatie, training en handleiding over SE. Toch merken we in de praktijk dat veel mensen het V-model wel herkennen, maar niet altijd doorgronden hoe het model je kan helpen in je project. In dit eerste artikel van een drieluik bekijken we het V-model als integraal beheerinstrument. In de opvolgende artikelen zoomen we in op respectievelijk de linkerkant en de rechterkant van het model.
Werkpakketten als bouwstenen van het V-model
Het V-model wordt vaak geassocieerd met eisenmanagement, ontwerp en verificatie. Daarmee wordt het model echter tekortgedaan. In essentie beschrijft het V-model de volledige levenscyclus van een project: van behoefte naar oplossing (linkerkant), en van oplossing naar aantoonbare klanttevredenheid (rechterkant). Daarmee raakt het model niet alleen aan techniek/ ontwerp, maar ook aan planning, risico’s, financiën, organisatie en besluitvorming. Een wijziging in de klantbehoefte (linksboven in het model) heeft gevolgen voor functies, eisen, ontwerpen, gerealiseerde producten, planning, etc. Het V-model vraagt daarom om een integrale manier van beheersen.
ProcessMinded zet werkpakketmanagement in als invulling van dit principe. Daarbij wordt een Work Breakdown Structure (WBS) ingericht waarin de totale projectscope wordt opgedeeld in beheersbare delen (werkpakketten), bijvoorbeeld per deelgebied, object of contractpartij. De werkpakketten vormen als het ware de bouwstenen van het V-model. Voor ieder deel van het V-model (voor ieder werkpakket) wordt expliciet gemaakt wat gerealiseerd moet worden, aan welke eisen dit moet voldoen en hoe dit beheerst wordt. Ieder werkpakket bevat daarom onder andere:
- De te realiseren producten;
- De geldende eisen;
- Planning en mijlpalen;
- Budget en gekoppelde termijnen;
- Risico’s en beheersmaatregelen;
- Raakvlakken en beheersmaatregelen;
- Rollen en verantwoordelijkheden.
De kracht van deze aanpak zit niet alleen in het beheersen van de afzonderlijke werkpakketten, maar ook in de overgang tussen werkpakketten. De output van Werkpakket X is namelijk weer de input voor Werkpakket Y. Dit principe komt rechtstreeks terug in het V-model: ieder stap in de V bouwt voort op de resultaten van de voorgaande stap. Het is daarom essentieel, voordat overgegaan wordt op werkpakket Y, de output van Werkpakket X te toetsen aan de gestelde voorwaarden. Door deze overdrachtsmomenten expliciet te beheersen, blijft de rode draad van klantvraag naar oplevering intact en wordt voorkomen dat onduidelijkheden of openstaande keuzes (ongemerkt) doorschuiven naar een volgende fase.
Dat principe geldt in het bijzonder bij de overgang van de linkerkant naar de rechterkant het V-model, het zogenaamde turning point. Ook hier is vraag niet of de planning vraagt om deze overgang, maar of het gezien alle andere beheersaspecten van een project verantwoord is om met de realisatie te starten. In de praktijk zien we regelmatig dat projecten te vroeg de overstap maken naar uitvoering, waardoor openstaande (ontwerp)vragen alsnog buiten moeten worden opgelost. Problemen die achter het bureau kunnen worden opgelost, blijken in de uitvoering vaak vele malen kostbaarder.
Wat het V-model en PRINCE2 gemeen hebben
Interessant genoeg herkennen we veel principes die in het V-model besloten liggen ook binnen PRINCE2. Zowel de methodieken PRINCE2, Systems Engineering en het V-model streven immers dezelfde doelen na: projecten beheerst en voorspelbaar naar een succesvol resultaat brengen.
Managen per fase: Binnen PRINCE2 worden projecten opgedeeld in fasen. Iedere fase wordt afgesloten met een formeel beslismoment waarbij wordt teruggekeken op wat is gerealiseerd en vooruitgekeken naar wat nog moet gebeuren. Daarbij wordt beoordeeld of het project nog steeds beheerst kan worden voortgezet. Binnen het V-model en werkpakketmanagement zien we hetzelfde principe terug. Iedere stap in de decompositie, iedere overdracht tussen werkpakketten en iedere faseovergang vormt een beslismoment dat afdwingt dat niet onbeheerst wordt overgegaan naar de volgende fase.
Productgerichte aanpak: Eerst bepalen wat gerealiseerd moet worden en aan welke eisen dit moet voldoen, daarna pas bepalen welke werkzaamheden daarvoor nodig zijn. Dat is precies wat het V-model zichtbaar maakt. Iedere stap aan de linkerkant resulteert in een concreter beschreven product terwijl aan de rechterkant stap voor stap wordt aangetoond dat deze producten ook daadwerkelijk leveren wat aan de linkerkant is bedacht. Door expliciet te definiëren wat een werkpakket moet opleveren en aan welke eisen deze producten moeten voldoen, blijft de aandacht gericht op het projectdoel. Deze benadering helpt ook om de scope beheersbaar te houden. Door voortdurend terug te redeneren naar de functies, eisen en behoeften aan de linkerkant van de V, wordt voorkomen dat werkzaamheden ontstaan die geen aantoonbare bijdrage leveren aan het uiteindelijke projectresultaat.
Gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden: PRINCE2 kent definieerde rollen en verantwoordelijkheden vanuit drie belangen: het bedrijfsbelang, het gebruikersbelang en het leveranciersbelang. Het V-model laat bij uitstek zien hoe deze belangen gedurende de levenscyclus van een project met elkaar verbonden zijn. Opdrachtgevers (Bedrijfsbelang) bepalen links de behoefte en gewenste waarde, gebruikers (Gebruikersbelang) geven invulling aan functionaliteit en gebruik, terwijl opdrachtnemers (Leveranciersbelang) verantwoordelijk zijn voor het ontwerpen en realiseren van de oplossing. Deze belangen worden in het V-model continu met elkaar verbonden door validatiemomenten en verificaties. Werkpakketmanagement helpt om deze verantwoordelijkheden expliciet te maken en gedurende het project verbonden te houden. Daarmee ontstaat duidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is (wie voert verificaties uit, wie is aanwezig bij validatiemomenten en mag besluiten nemen, etc.) en welke verwachtingen over en weer bestaan.
Meer dan een V&V-praatplaat
Het V-model is veel meer dan een plaatje om verificatie en validatie uit te leggen. Het is een integraal raamwerk dat laat zien hoe een project zich ontwikkelt van klantvraag naar oplevering. Door het V-model te combineren met werkpakketmanagement ontstaat samenhang tussen scope, eisen, planning, risico’s, financiën en verantwoordelijkheden.
Daarbij komen continu drie belangen samen: het bedrijfsbelang, het gebruikersbelang en het leveranciersbelang. ProcessMinded ondersteunt zowel opdrachtgevers als opdrachtnemers bij het beheersen van projecten vanuit deze verschillende perspectieven. Of het nu gaat om het realiseren van organisatiedoelstellingen, het concreet maken van gebruikersbehoeften of het beheersbaar ontwerpen en realiseren van oplossingen. Wij geloven dat in het verbinden van deze belangen de kracht ligt van integrale projectbeheersing.
In het volgende artikel uit deze reeks zoomen we in op de linkerkant van het V-model: de wereld van decomponeren, specificeren en ontwerpen.
Auteur van dit artikel
