SE inzetten bij vertalen beleid

Beleid specificeren

De methodiek van SE is gestoeld op het principe van het V-model: van abstract naar concreet werken en vervolgens weer bottom-up het systeem realiseren dat voldoet aan de oorspronkelijke behoefte. Dit wordt vandaag de dag met name ingezet bij projectteams in de ontwerp- en uitvoeringsfase. Het biedt echter ook kansen in de initiatie- en ontwikkelfase. Beleidsstukken en ambities kunnen namelijk eveneens conform het V-model afgepeld worden. Een duurzaamheidsdoelstelling is vaak abstract, denk bijv. aan: 

• “bevorderen van biodiversiteit” 
• “klimaat adaptief ontwerpen” 
• “stimuleren van circulariteit” 

De principes en middelen van SE helpen om die abstracte ambitie stap voor stap te specificeren. Dat begint bijvoorbeeld bij het signaleren van thema’s en subthema’s in de gestelde doelen, die vervolgens worden vertaald naar maatregelen die meegegeven worden aan een project. Per maatregel wordt vervolgens geabstraheerd welke eisen hier onderliggend aan zijn. Dat wil zeggen: welke randvoorwaarden moeten meegegeven worden aan de projectteams om zeker te stellen dat deze maatregelen op de juiste manier worden geïmplementeerd? 

Validatie van deze eisen is een cruciale stap in het proces. Essentieel is vast te stellen dat opvolging van deze eisen daadwerkelijk bij zal dragen aan het beleidsdoel. Afstemming met de beleidsmedewerkers en het documenteren hiervan is cruciaal.  

Door dit proces onder te brengen in een centrale beheersingstool ontstaat overzicht en beheersbaarheid. Niet alleen worden eisen centraal vastgelegd, maar ook alle relaties daartussen. Hierdoor wordt inzichtelijk uit welke bronnen eisen afkomstig zijn, bij welke doelstellingen en maatregelen ze horen, op welke objecten of activiteiten ze van toepassing zijn en voor welke projecten ze gelden. Door deze decompositie worden conflicten op eisniveau inzichtelijk. Waar botst de uitvoering van beleid X met de uitvoering van ambitie Y? Op basis van de data zoals opgenomen in de tool, kan in geval van conflicten onderbouwd en verantwoord keuzes gemaakt worden. 

Die traceerbaarheid wordt extra belangrijk wanneer beleid verandert. Ambities ontwikkelen zich immers door de tijd heen. Niet elke beleidsdoelstelling is direct volledig haalbaar binnen een project of programma. Soms is sprake van een groeipad, waarbij eisen gefaseerd worden ingevoerd of in de loop der tijd worden aangescherpt. Goed configuratie- en wijzigingsbeheer helpt om inzichtelijk te houden welke eisen wanneer geldig zijn en binnen welke projectscope ze van toepassing zijn.  

De praktijk: van brandsingels tot wegkruipstenen

Vanuit ProcessMinded hebben we hier bij verschillende Opdrachtgevers handen en voeten aan kunnen geven. Voor veel organisaties is dit pionieren. Vandaar dat we bij Provincie Gelderland een pilot uitgezet hebben, op basis van werkelijke dossiers hebben we een aantal duurzaamheidsdoelen concreet gemaakt voor een aantal bestaande projecten. Dit gaf de Provincie de gelegenheid ervaring op te doen met processen en de werkwijze te laten landen binnen de organisatie.   

Een mooi voorbeeld uit deze pilot is het thema biodiversiteit. Dat begon als abstract beleidsdoel: “Biodiversiteit wordt overal waar mogelijk versterkt en ingepast.” en werd met behulp van SE verder uitgewerkt naar subthema’s en maatregelen. Één van de subthema’s was het inzetten van brandsingels als brandpreventie in natuurgebieden. Brandsingels zijn groene buffers die fungeren als natuurlijke rem of barrière tegen de verspreiding van natuurbranden. Door ze slim in te richten met de juiste vegetatie en bomen, vergroten ze de biodiversiteit omdat het eveneens fungeert als een leefgebied voor insecten, vogels en kleine zoogdieren. 

Met de stakeholders is vervolgens afgeleid wanneer een brandsingel effectief is als brandvertragend (of zelfs stoppend) middel. Hieruit bleek dat een brandsingel dient te bestaan uit loofbomen (= maatregel). Wat kan dan een acceptabele eis zijn voor de projecten? Na validatie met de assetmanagers van de Provincie is het voorstel eistekst als volgt: “Bij aanplanten van nieuwe bomen dient 20% loofbomen te zijn”. Dit is gevalideerd met de bron van het beleidsdoel dat biodiversiteit wordt overal waar mogelijk versterkt en ingepast. Namelijk; draagt het voorkomen van natuurbranden door middel van brandsingels bij aan het gestelde doel?  

Natuurlijk maken we ook graag het verschil in lopende projecten. Zo zijn we al een aantal jaar betrokken bij de renovatie van het Wervengebied in Utrecht. De projectdoelstellingen zijn vooral gericht op behoud van het erfgoed en gebruik van de werven en kelders weer mogelijk te maken. Tegelijkertijd leefden er binnen Gemeente Utrecht en andere stakeholders bredere ambities, bijvoorbeeld vanuit ecologie. We zijn daarom allereerst begonnen met structureren: welke stakeholders zijn er, welke doelen/wensen/ambities hebben ze, welke raken het programma? Vervolgens de afstemming en validatie met de beleidsmedewerkers en het activeren van deze mensen om mee te denken met het programma en de mogelijkheid het beleid of de ambities concreet te maken. 

Zo is er een subdoel, namelijk het verbeteren van flora en fauna in het wervengebied. Dit was geen projectdoelstelling en daardoor niet de scope van het programma. Toch hebben de beleidsmedewerkers van ecologie kansen gepakt door o.a. dit subdoel te concretiseren in maatregelen, zoals het inzetten van kelders tot winterverblijfplaatsen van vleermuizen. Deze maatregel is vervolgens vertaald naar eisen, namelijk waar moet een dergelijke kelder aan voldoen, wil het slaagkans hebben: dus aanlokkelijk voor vleermuizen om zich in de winter in te verschansen. Wist u bijvoorbeeld dat vleermuizen zich graag nestelen in zogenaamde “wegkruipstenen”. Dit zijn blokken van houtbeton met daarin kieren en gaten in verschillende formaten. 

Hierin is de kracht van SE: abstracte beleidsambities worden herleidbaar vertaald naar concrete projectkeuzes die waarde toebrengen voor de leefomgeving.  

Samen waarde creëren? 

Veel organisaties hebben sterke ambities. De uitdaging zit zelden in het opschrijven ervan, maar juist in het beheerst vertalen naar projecten. Pas wanneer beleidsambities doorwerken in projecten, ontstaat daadwerkelijk maatschappelijke of organisatorische waarde.  

ProcessMinded helpt organisaties bij het inrichten van de sturing tussen beleid en uitvoering. Door beleidsdoelen, projectdoelen en besluitvorming met elkaar te verbinden, ontstaat inzicht in de mate waarin projecten bijdragen aan strategische ambities en kunnen keuzes beter worden onderbouwd. Onze SE’ers en proces coördinatoren helpen organisaties met: 

• Het opstellen, inrichten en/of optimatliseren van (SE-) processen; 
• Het aanbrengen van structuur in de beleid, onderliggende thema’s en bijbehorende maatregelen; 
• Het vertalen van beleid naar concrete projecteisen; 
• Het borgen van traceerbaarheid; 
• Het implementeren van tooling die deze werkwijze ondersteunt; 
• Het meenemen van projectteams in deze werkwijze.